직업윤리 모듈 - 직장에서의 예절

1. 예절의 의미

  예절이란 일정한 생활문화권에서 오랜 생활습관을 통해 하나의 공통된 생활방법으로 정립되어 관습적으로 행해지는 사회계약적인 생활규범이다.

 

  예절은 에티켓이라는 용어로 많이 활용되는데, 현대의 에티켓의 본질은 ① 남에게 폐를 끼치지 않는다. ② 남에게 호감을 주어야 한다. ③ 남을 존경한다 등의 세 가지 뜻으로 요약될 수 있다. 즉, 에티켓은 남을 대할 때의 마음가짐이나 태도를 말한다고 할 수 있다.

 

  에티켓과 매너의 차이는 우리나라에서는 별로 거론되지 않지만, 매너는 보통 생활 속에서의 관습이나 몸가짐 등 일반적인 룰을 말하고, 에티켓은 어원적으로는 보다 고도한 규칙 ·예법 ·의례 등 신사 ·숙녀가 지켜야 할 범절들로서 요구도(要求度)가 높은 것을 말한다.

 

2. 예절의 특성

  사람은 사회생활을 하고 공동의 문화를 형성하며 살아가는 일정한 지역을 생활문화권이라 한다. 그 문화권에 사는 사람들이 가장 편리하고 바람직한 방법이라 여겨 모두 그렇게 행하는 생활방법이 예절이다.

 

  한편 예절은 언어문화권과 밀접한 관계를 갖는다. 민족과 나라에 따라 언어가 다르듯이 예절도 국가와 겨레에 따라 달라진다. 같은 언어문화권이라도 산과 강을 경계로 해 사투리가 있듯이 예절도 지방에 따라 약간씩 다를 수 있다.

 

3. 직장에서의 인사예절

  사람이 모여 생활하는 곳에서 인사는 모든 예절의 기본으로 상대방에게 마음속으로부터 우러나오는 존경심과 친절로 인간관계를 원활하게 하는 가장 중요한 표현이다.

 

① 첫 인사

  - 상대보다 먼저 인사한다.

  - 타이밍을 맞추어 적절히 응답한다.

  - 명랑하고 활기차게 인사한다.

  - 사람에 따라 인사법이 다르면 안된다.

  - 기분에 따라 인사의 자세가 다르면 안된다.

  - 윗사람에게 먼저 목례를 한 후 악수를 한다.

  - 상대의 눈을 보며 밝은 표정을 짓는다.

  - 오른손을 사용한다.

  - 손을 잡을 때는 너무 꽉 잡아서는 안된다.

  - 손끝만 잡는 행위는 금한다.

  - 주머니에 손을 넣고 악수를 하지 않는다.

 

② 소개

  - 나이 어린 사람을 연장자에게 소개한다.

  - 내가 속해 있는 회사의 관계자를 타 회사의 관계자에게 소개한다.

  - 신참자를 고참자에게 소개한다.

  - 동료임원을 고객, 손님에게 소개한다.

  - 소개받는 사람의 별칭은 그 이름이 비즈니스에서 사용되는 것이 아니라면 사용하지 않는다.

  - 반드시 성과 이름을 함께 말한다.

  - 상대방이 항상 사용하는 경우라면, Dr. 또는 Ph D. 등의 칭호를 함께 언급한다.

  - 정부 고관의 직급명은 퇴직한 경우라도 항상 사용한다.

  - 천천히 그리고 명확하게 말한다.

  - 각각의 관심사와 최근의 성과에 대하여 간단한 언급을 한다.

 

③ 명함 교환 예절

  - 명함은 반드시 명함 지갑에서 꺼내고 상대방에게 받은 명함도 명함 지갑에 넣는다.

  - 상대방에게서 명함을 받으면 받은 즉시 호주머니에 넣지 않는다.

  - 명함은 하위에 있는 사람이 먼저 꺼내는데 상위자에 대해서는 왼손으로 가볍게 받이는 것이 예의이다.

  - 명함을 받으면 그대로 집어넣지 말고 명함에 관해서 한 두 마디 대화를 건네 본다.

  - 쌍방이 동시에 명함을 꺼낼 때는 왼손으로 서로 교환하고 오른손으로 옮겨진다.

  - 명함은 새 것을 사용하여야 한다.

  - 명함에 부가 정보는 상대방과의 만남이 끝난 후에 적는다.

 

4. 직장에서의 전화예절

  전화는 직접 대면하는 것보다 신속하고 경제적으로 용건을 마칠 수 있는 장점이 있으나 서로의 얼굴을 대면하지 않고 이야기를 하기 때문에 상대편의 표정과 동작, 태도를 알 수가 없으므로 오해의 면을 담고 있다. 그러므로 전화예절은 더욱 중요하게 인식되고 주의를 기울여야 한다.

 

 

① 전화걸기

  - 전화를 걸기 전에 먼저 준비를 한다. 정보를 얻기 위해 전화를 하는 경우라면 얻고자 하는 내용을 미리 메모하여 모든

    정보를 빠뜨리지 않도록 한다.

  - 전화를 건 이유를 숙지하고 이와 관련하여 대화를 나눌 수 있도록 준비한다.

  - 전화는 정상적인 업무가 이루어지고 있는 근무 시간에 걸도록 한다. 업무 종료 5분 전에 전화를 건다면 제대로 통화

    할 수 없을 것이다.

  - 당신이 통화를 원하는 상대와 통화할 수 없을 경우에 대비하여 비서나 다른 사람에게 메시지를 남길 수 있도록 준비

     한다.

  - 전화는 직접 걸도록 한다. 비서를 통해 고객에게 전화를 건다면 고객으로 하여금 당신의 시간이 고객의 시간보다 더

    소중하다는 느낌을 갖게 만든다.

  - 전화를 해달라는 메시지를 받았다면 가능한 한 48시간 안에 답해주도록 한다. 하루 이상 자리를 비우게 되는 경우

    다른 사람이 대신 전화를 받아줄 수 없을 때는 자리를 비우게 되었다는 메시지를 남겨놓는 것이 예의이다.

 

② 전화받기

  - 전화벨이 3~4번 울리기 전에 받는다.

  - 당신이 누구인지를 즉시 말한다.

  - 천천히, 명확하게 예의를 갖추고 말한다.

  - 목소리에 미소를 띠고 말한다.

  - 말을 할 때 상대방의 이름을 함께 사용한다.

  - 언제나 펜과 메모지를 곁에 두어 메시지를 받아 적을 수 있도록 한다.

  - 주위의 소음을 최소화한다.

  - 긍정적인 말로서 전화 통화를 마치도록 하고 전화를 건 상대방에게 감사의 표시를 한다.

 

③ 스마트 폰

  - 상대방에게 통화를 강요하지 않는다.

  - 지나친 SNS 사용은 업무에 지장을 주므로 휴식시간을 이용한다.

  - 운전하면서 스마트폰을 사용하지 않는다.

  - 온라인 상에서 예절을 지킨다.

  - 알람은 무음으로 하여 타인에게 폐를 끼치지 않도록 한다.

 

5. 직장에서 e-mail 예절

  e-mail은 정보를 공유하는 속도와 주고받는 능력을 크게 증대시켜 주었다.

  온라인 특유의 언어사용을 최소한으로 하여 상대방을 혼돈스럽게 하지 않도록 주의하여야 한다.

 

① e-mail 메시지 보내기

  - 상단에 보내는 사람의 이름을 적는다.

  - 메시지에는 언제나 제목을 넣도록 한다.

  - 메시지는 간략하게 만든다.

  - 요점을 빗나가지 않는 제목을 잡도록 한다.

  - 올바른 철자와 문법을 사용한다.

 

② e-mail 메시지에 답하기

  - 원레 e-mail의 내용과 관련된 일관성 있는 답을 하도록 한다.

  - 다른 비즈니스 서신에서와 마찬가지로 화가 난 감정의 표현을 보내는 것은 피한다.

  - 당신의 답장이 어디로, 누구에고로 보내는지 주의한다. 자동답신을 선택하여 보내는 것이 효율적으로 보이기는 하지

    만, 그 답신이 원래 메일을 보낸 사람에게 도착하지 않을 수도 있다. 원래의 메시지에 첨부된 회신 주소는 메시지를

    보낸 사람의 것이 아닐 수도 있음을 명심하라.

 

[학습평가]

1. 다음 예절에 대한 설명 중 바르지 않은 것은?

① 예절이란 일정한 생활문화권에서 오랜 생활습관을 통해 하나의 공통된 생활방법으로 성립된 것이다.

② 예절은 에티켓이라는 용어로 많이 활용된다.

③ 예절은 언어문화권과 상관없이 전세계 예절은 차이가 없다.

④ 공통적으로 행해지는 가장 바람직한 예절을 알아야 한다.

 

2. 다음 직장에서 명함 교환에 대한 설명 중 바르지 않은 것은?

① 상대방에게 받은 명함은 받은 즉시 호주머니에 꾸겨 넣는다.

② 명함을 받으면 한 두 마디 대화를 건네 본다.

③ 쌍방이 동시에 명함을 꺼낼 때는 왼손으로 서로 교환하고 오른손으로 옮겨진다.

④ 명함은 하위에 있는 사람이 먼저 꺼낸다.

 

3. 다음 직장에서의 전화예절에 대한 설명 중 바르지 않은 것은?

① 전화를 걸기 전에 미리 메모하여 준비한다.

② 전화는 정상업무가 이루어지고 있는 근무 시간에 걸도록 한다.

③ 전화를 해달라는 메시지를 받았다면 가능한 한 빨리 해주려고 노력한다.

④ 상대방의 대답을 듣기 전에 준비한 멘트를 빨리 한다.

 

4. 우리나라 직장에서의 인사예절에 대한 설명 중 바르지 않은 것은?

① 왼손잡이는 악수를 왼손으로 해야 한다.

② 나이 어린 사람을 연장자에게 소개한다.

③ 반드시 성과 이름을 함께 말한다.

④ 내가 속해 있는 회사의 관계자를 타 회사의 관계자에게 소개한다.

 

 

5. 다음 직장에서의 이-메일 예절에 대한 설명 중 바르지 않은 것은?

① 이-메일 메시지를 보낼 때에는 제목과, 보내는 사람의 이름을 적는다.

② 메시지는 모든 내용을 포함하여 매우 정교하고, 복잡하게 작성한다.

③ 올바른 철자와 문법을 사용한다.

④ 요점을 빗나가지 않는 제목을 잡도록 한다.

 

[정답]

1 정답 : ③

해설 : 예절은 언어문화권에 따라 차이가 있다.

 

2 정답 : ①

해설 : 상대방에게 받은 명함은 잠시 동안 살펴보고, 명함지갑에다 잘 넣는다.

 

3 정답 : ④

해설 : 상대방을 대답을 들으면서 대화를 해야 한다.

 

4 정답 : ①

해설 : 왼손잡이라도 악수는 오른손으로 한다.

 

5 정답 : ②

해설 : 메시지는 필요한 내용만 간단 명료하게 작성한다.